Av: Laurita Krisciunaite

Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft. Förordningen liknar till stor del nuvarande personuppgiftslag men för även med sig en hel del nyheter. Trots att vi har haft en personuppgiftslag sedan lång tid tillbaka har hanteringen av personuppgifter inte varit den bästa. Det säger en del att den mest använda paragrafen kallas missbruksregeln. Detta innebär att de flesta svenska företag, myndigheter och organisationer nu står inför en stor förändring i sin hantering av personuppgifter.

Ni bör redan nu se över vilka åtgärder som behöver vidtas i er organisation för att på ett kostnadsbesparande och effektivt sätt kunna anpassa er verksamhet till den nya dataskyddsförordningen. En övervägande del av de förändringar som måste ske bör påbörjas redan innan förordningen träder ikraft (och i vissa fall även innan kompletterande svenska regler tas fram). Vissa organisationer kommer att ha mycket att göra, andra lite mindre. Av denna anledning har vi tagit fram en liten checklista som ni kan följa för att få en överblick över det arbete ni har framför er.

1 – Förbered och informera organisationen

En grundlig nulägesanalys är en viktig framgångsfaktor för varje GDPR-anpassningsprojekt. Personuppgiftshanteringen tillhör sällan företagets eller organisationens kärnverksamhet men den sker överallt och projektet bör därför påbörjas av ledningsgruppen, som har en överblick över verksamheten och lättast kan avgöra vilka speciella behov som just ni har, vilka resurser som finns tillgängliga och vem som ska ta huvudansvaret för resterande arbete. Sedan måste ni se till att informera och i varierande grad utbilda resten av företaget.

2 – Inventera och dokumentera

Därefter måste ni se över vilka personuppgifter som ni hanterar i er organisation. Känsliga personuppgifter ställer högre krav på er som användare av dessa. Undersök vilka personuppgifter som tillför värde eller är verksamhetskritiska – och som ni har rätt att behålla – och radera resterande. Ni måste se till att kunna knyta något av de lagstöd som stadgas i förordningen till de uppgifter som ni vill behålla och ha ett uttalat syfte med hanteringen.

3 – Informera de registrerade

När ni beslutat er för vilka personuppgifter ni vill behålla ska ni informera de fysiska personer som uppgifterna rör om vilka rättigheter de har, vilken behandling ni genomför, varför och med vilket lagstöd och under hur lång tid behandlingen kommer att ske, med mera. Ni ska även informera de registrerade vars personuppgifter ni fått från någon annan (då ni till exempel köpt kundlistor) eller då ni påbörjar en ny behandling med hjälp av uppgifter ni samlat in för ett annat, tidigare, syfte. Detta kan låta lite överväldigande, men det är bättre att vara på den säkra sidan då sanktionsavgifterna kan nå upp till 4% av er årsomsättning. Är ni ute i god tid kommer ni också att kunna räkna hem en rejäl PR-vinst genom att ni visar både anställda och kunder att ni tar ert ansvar för deras personuppgifter.

4 – Se över personuppgifter som du delar med samarbetspartners

Ni måste se över vilka samarbeten ni har med andra parter där ni delar personuppgifter. Har ni underleverantörer eller agerar ni själva underleverantör? Försäkra er om att ni i så fall har personuppgiftbiträdesavtal på plats som reglerar era skyldigheter och rättigheter (och lämpligen reglerar den risk som följer av att ni enligt GDPR är gemensamt ansvariga för många incidenter).

5 – Förbered för framtida arbete

Förordningen ställer höga krav på organisatoriskt och tekniskt säkerhetsarbete. Ni måste gå igenom hur era system ser ut och vilka ytterligare åtgärder som behövs för att säkerställa att förordningens krav uppfylls. Se till att utbilda er personal, skapa rutiner och interna policys över hur ni ska hantera personuppgifter inom er organisation, allt från hur ni ska inhämta samtycke till hur ni ska radera personuppgifter.

Var inte orolig, var proaktiv i stället

Till en början kan förordningen verka överväldigande, men låt er inte skrämmas av den. Det viktigaste är att man är tidigt ute och bearbetar de viktigaste delarna för sig. I slutändan kommer det handla om en kamp om kundernas förtroende då mycket av hanteringen framöver kommer att ske med stöd av samtycke. Genom att vara tidigt ute och sköta detta arbete väl kan ni vinna stora marknadsandelar och skapa mycket närmare relationer till era kunder.

Om Sällberg & Co

Sällberg & Co är en entreprenörsdriven affärsjuridisk byrå. Just nu har vi fokus på att hjälpa företag, myndigheter och organisationer i arbetet med att anpassa sin verksamhet till den nya dataskyddsförordningen. Vi erbjuder utbildningar, konsulthjälp och en egenutvecklad IT-lösning, vi hjälper dig att skriva och granska dina avtal, utföra GAP-analyser och konsekvensbedömningar samt mycket mer.

Tillsammans med IT-bolaget OMMH Scandinavia och externa investerare har vi utvecklat GDPR Hero. Det är ett molnbaserat verktyg som ska hjälpa både små och stora företag, men även myndigheter att uppfylla förordningen. GDPR Hero hjälper er att föra register över er personuppgiftshantering. Ni får även tillgång till checklistor, standardavtal, nyhetsbevakning och mycket mer.

Tveka inte att höra av dig till oss om du vill veta mer eller är intresserad av vårt verktyg och våra tjänster!

laurita.krisciunaite@sallbergco.se

daniel@sallbergco.se

Telefon: 046-2731717

www.sallbergco.se

www.gdprhero.se

En snabbintroduktion till GDPR Hero

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *